+7 (908) 11 99 113

1. Учетная политика организации – неполное или некорректное заполнение

    Учетная политика и настройка параметров учета  задают программе алгоритм, согласно которому производятся многие регламентные действия ( например закрытие месяца), определяется метод списания МПЗ, параметры ведения налогового учета и многое другое. Во всех методических материалах указано, что именно с заполнения этих настроек должна начинаться работа с программой, тем не менее, часто этому не уделяют должного внимания. В каждой программе есть обработка «Быстрое освоение», где подробно описывается, как нужно начинать работу с программой.

 Параметры учетной политики обязательно должны быть просмотрены, осмыслены, заполнены. 

   Если возникают трудности, есть возможность воспользоваться приложением  «Мастер учетной политики», с помощью которого можно быстро сформировать приказ об учетной политике организации.

 http://www.audit-it.ru/policy/

 

2. Последовательность документов

   Последовательность документов есть в программах 1С:Управление производственным предприятием, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление торговлей ; на платформе 7.7 в программах 1С:Торговля и склад, 1С:Учет и отчетность предпринимателя, 1С:Комплексная.

    На закладке «Восстановление последовательностей», меню Операции/Проведение документов,  приведены все имеющиеся в программе последовательности и указана дата актуальности каждой из них. Если необходимо закрывать первое полугодие 2010 г., а мы видим примерно такое:

 - это очень плохо. Ни один из сформированных отчетов Вам не покажет правильных данных.

    Что значит последовательность? Строго говоря, одним из правил учета является его оперативность, т.е. отражение хозяйственных операций по мере их возникновения. 1 июня на склад поступило 10 штук товара А, потом 10 июня продано 8 штук.  Если проводить эти документы (Поступление товаров и услуг, Реализация товаров и услуг) строго в хронологическом порядке, то последовательность установится сначала на 1 июня, потом на 10 июня. Т.е. ее граница будет сдвигаться вперед каждым документом, и итоги (количество, сумма, себестоимость) будут актуальными на каждый момент времени. Если же потом, задним числом, провести еще один документ (Реализация товаров и услуг) от 8 июня, которым будет оформлена реализация 7 штук товара А, программа дает это сделать беспрепятственно. Граница последовательности при этом установится на 8 июня, на этот документ. То есть информация ДО ввода этого документа верна, а ПОСЛЕ – уже нет. При восстановлении последовательности (перепроведении документов, входящих в последовательность), документ от 10 июня проведен не будет, потому что нет необходимого количества товара А. Далее пользователь должен искать причину этой ошибки, устранять и восстанавливать последовательность заново.

   Как часто восстанавливать последовательность? Как минимум – перед выполнением регламентных операций, формированием значимых отчетов и т.п. Поскольку любое перепроведение документа (относящегося к последовательности) сдвигает ее границу, имеет смысл закрывать для редактирования прошлые периоды.

   Более подробно о последовательности документов можно прочитать здесь: 

http://www.klerk.ru/soft/articles/108748/ 

   В Бухгалтерии последовательности нет (за исключением кадровых приказов – в 8.1), но есть возможность автоматического перепроведения документов за период. Перепроведение документов поможет Вам выявить ошибки последовательности поступления и реализации товаров, в результате Вы получите правильную себестоимость.

    Перед закрытием месяца перепроведение документов необходимо проводить обязательно

 

3. Закрытие счетов (на примере 1С:Бухгалтерии предприятия 8.1)

   Общеизвестный факт – документ «Закрытие месяца» должен быть самым последним в месяце. На практике даже это бывает не всегда!

  Так же необходимо помнить, что регламентные документы, такие как «Формирование записей книги покупок», «Формирование записей книги продаж» и т.д., должны располагаться после первичных документов. Иначе результаты при ручном проведении и автоматическом перепроведении могут оказаться разными. 

    И еще один момент, в бухгалтериях на 8-х платформах при закрытии месяца используются данные регистров накопления, по этой причине не стоит использовать «Операции введенные вручную» по счетам учета ТМЦ.

 

Закрытие счетов 25, 26.

   Часто бывает проблема – не распределяются (или распределяются не полностью, или не так, как надо) счета 25, 26. Как они должны распределяться – указывается в Методах распределения косвенных расходов организаций

 

   Если завели новую статью затрат для общепроизводственных/общехозяйственных расходов, необходимо указать ее в этом регистре сведений, иначе сумма по этой статье останется нераспределенной. Либо не заводить по строке на каждую статью, а сделать общую, с незаполненной статьей затрат, указать для нее способ распределения – и тогда все не указанные  явно статьи затрат спишутся по этому правилу.

     Еще одна часто встречающаяся причина того, что счета не закрываются, - пустая аналитика. Получается в результате того, что в документе (к примеру, Поступление товаров и услуг) не указана полностью вся аналитика, т.е. вместо

получается так (не заполнено второе субконто сч. 26 - статьи затрат):

    В итоге, сформировав ОСВ по счету, в первой строке можно увидеть ту сумму, которая не разнесена на статьи затрат. Соответственно, она и не распределится автоматически.

    Формируем карточку счета, открываем документы с незаполненной аналитикой и проводим их. Потом делаем снова Закрытие месяца.  

   В случае использования способа директ-костинг счет 26 закрывается на счет 90. Если за месяц нет выручки (счет 90.01), то счет 26 не закроется. Проблема обычно решается тем, что делается документ «Реализация товаров и услуг» на сумму 1 руб. (или 1 коп., не важно). Закрывается месяц, после этого проведение документа реализации отменяется.

    Аналогичная проблема может быть с закрытием счета 44 – отсутствие выручки на 90 счете.

    О механизме распределения косвенных расходов можно прочитать здесь (в последнем абзаце также перечислены основные причины, приводящие к тому, что расходы не распределяются).

http://www.buh.ru/document.jsp?ID=140&print=Y

 

Закрытие счета 20

    Счет закрывается документом «Закрытие месяца». Иногда при его проведении выдается сообщение:

     Причиной этого является отсутствие в закрываемом месяце документа «Отчет производства за смену» (или «Акт об оказании производственных услуг») для подразделения / номенклатурной группы.

     Аналогичная ситуация может быть и с 25 счетом. Можно посмотреть здесь.

http://www.buh.ru/forum/thread.jsp?id=467297

    

Средства 1С для выявления ошибок в ведении учета

    В программах 1С есть несколько вариантов проверки правильности ведения учета, которые дают возможность выявить некоторые ошибки и неточности.

 В частности, в 1С:Бухгалтерии предприятия 8.1 это:

 Экспресс-проверка ведения учета (Операции /Регламентные операции)

 Анализ состояния бухгалтерского учета (Операции /Регламентные операции).

 Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль (Отчеты /Налоговый учет по налогу на прибыль).

 Подробное описание этих отчетов находится здесь.

http://www.buh.ru/document.jsp?ID=1554&breakIIrISCINDDIIIDD1554DI=0#breakIIrISCINDDIIIDD1554DI0

     В бухгалтерии 7.7 правильность ведения учета можно проверить с помощью  отчета «Технологический анализ бухгалтерского учёта», вызывается через пункт меню Отчеты. А неплохая статья на эту тему есть здесь.

http://www.klerk.ru/soft/articles/32412/

 

 Резюме.

     Чем более правильно, полно и точно заполнены сведения в настройках, справочниках, документах, регистрах и т.п., тем более правильную, четкую и подробную информацию Вы получите в результате (к примеру, в отчетах). Часто такой очевидный факт игнорируется на практике, а потом начинаются претензии: «это программа показывает (считает) не полностью (неверно)» или «не показывает (не считает) ничего вообще».

 

Статья опубликована по материалам и с разрешения Ирины Пятаковой.

 

 

На данном сайте можно найти и заказать наиболее популярные отчеты и обработки для программ «1С».

 

Принимаются заказы на отчеты и обработки необходимые именно Вам.

 

sergbuhglav@mail.ru